社内連絡用アプリを作る

こんにちは。
Three Hands Worksの小林です。
kintoneでいろいろなデータの管理をしている会社は多いと思います。
ですが、kintoneは単なるデータベースではなくグループ内のコミュニケーションを円滑にすることも可能です。
今日はそんな社内コミュニケーション用のアプリを作ってみたいと思います。

 

どんなアプリにするか?

社内連絡用アプリなので連絡できればOKですがひと工夫入れたいところです。
こんなルールはどうでしょう?

  1. 下書きの時はレコードの作成者しか閲覧・操作をすることができない。
  2. 連絡事項ごとに閲覧対象を決めることが出来る。
  3. 連絡事項は閲覧対象の誰が確認したか見ることが出来る。
  4. 閲覧対象に指定されている全員が確認したら、連絡の作成者が完了とすることができる。

社内連絡なので確認漏れを防ぐことを第一に考えます。
そのために閲覧対象の指定、既読者の確認ができるようにしています。
では早速、アプリを作っていきましょう。

 

フォームの編集

フォームは次の項目を設定します。

フィールド名 備考
件名 文字列(1行) 連絡事項のタイトル
確認期限 時刻 閲覧者の確認期日
内容 リッチエディタ― 連絡事項の詳細
閲覧対象 ユーザー選択 連絡をする対象の選択
作成者 作成者 自動入力
作成日時 作成日時 自動入力
更新者 更新者 自動入力
更新日時 更新日時 自動入力

 
実際のフォームの編集画面で確認します。

 
フォームの設定

 

プロセス管理を有効にする

kintoneにはプロセス管理の機能があります。
例えば交通費申請などのようにステータスごとに作業者が変わる業務に利用できます。
今回はこのプロセス管理を使って、ルールの1、3、4を解決してみようと思います。
ではまず、それぞれのステータスと作業者を確認します。
下の図を御覧ください。

 
ステータスと作業者

 
このステータスはアプリの設定画面からプロセス管理を選択して設定します。
プロセス管理をクリックすると以下の画面が表示されます。

 
プロセス管理編集前

 
デフォルトのステータスとプロセスが設定されているので、先にまとめた4つのステータスとプロセス、作業者をそれぞれ設定します。
以下を参考に設定してください。
プロセスの有効化にチェックを忘れると設定をしてもプロセス管理機能が使えませんので注意してください。
ざっと説明すると、ステータスは名称だけ設定します。
これの順番はソートの条件に指定した時に使われますので、ステータスごとに並び替えをする時はここで順番を入れ替えてください。
プロセスは各ステータスに対する操作とその対象者、さらに操作後に変更されるステータスを設定します。
少々とっつきにくいかもしれませんが、まずは同じ設定にしてみてください。

 
プロセス管理編集後

 

レコードにアクセス権を設定する

残ったルール2とルール1の実現のためにアクセス権機能を使います。
アクセス権とは文字通りアクセス出来る権限のことで、kintoneではアプリ、レコード、フィールドの単位で設定が可能です。
今回はレコードごとに閲覧できる対象者を設定するということなので、レコードに対するアクセス権を設定します。
アプリの設定画面からアクセス権のレコードをクリックしてください。
すると、以下の画面が表示されます。

 
アクセス権編集前

 
プロセス管理とは異なり、アクセス権はデフォルトの設定は特にされていません。
ということは誰でもレコードの閲覧、編集、削除が可能ということになります。
やりたい事は「下書きの時点では作成者しかレコードの閲覧・編集ができない」「閲覧の対象をレコードごとに設定する」の2点です。
これを実現するためには、権限を付与する対象のレコードを絞る条件にステータスを使います。
さらにそのレコードに対してアクセス出来る対象をフィールドから判断し、可能な操作を決めます。
ちょっと言葉ではややこしいですが、以下を参考に設定してください。

 
アクセス権限編集後

 
閲覧の対象者をレコードごとに設定するtipsはサイボウズさんのkintone BLOGにもまとめられていますのでこちらも御覧ください。
【小ネタ】レコードの閲覧を許可するユーザーを、レコード登録時に設定する方法

 

アプリの利用例

ここまでできたら一覧を設定してアプリの設定を終了してください。
これで社内連絡アプリは完成です。
こんな感じで弊社では利用しています。

 
アプリ利用例1

 
連絡事項を誰が確認したかを見るにはレコードの詳細画面で現在の作業者をクリックしてください。
すると閲覧対象者の一覧が表示され、それぞれの作業状況がわかります。
この作業状況というのが、連絡事項の確認にあたります。
下の例だと「未処理」となっているのが確認が終わっていない人を表し、「確認済」となっているのが確認をした人を表しています。

 
作業状況確認

 
またポータル画面に社内連絡アプリを貼り付けることで、毎回のログイン時に全員が自分宛ての連絡をチェックすることができます。
こんな感じです。

 
アプリ利用例2

 
社内の重要な連絡もこうすることで確認忘れを防げます。
利用方法は様々ですので、いろいろアイデアを出してみて下さい。